仕事の悩み

早く終わる会議の進め方のポイント

仕事をしていて「この会議は無駄だな」と感じることはみなさん少なからずあると思うんですね。

 

どうしても仕事上の会議というものは

いつもメンバーが同じだったりしてマンネリ化してしまいがちです。

 

会議を全くしないわけにもいきませんが、

この会議のせいで残業が増えていたり、無駄な時間ができているのなら

会議の進め方を見直して、より効率的に仕事を終わらせることができるように尽力しましょう。

 

今回は無駄な会議の時間を膨らまさないために、

効率的に会議が終わる、会議の進め方について書いていきたいと思います。

 

定例会議はやらない

 

まず、定例会議はやらないようにしましょう。

 

もちろん月1程度で報告をするための場などを設けるのは良いですが、

 

毎週のように定例会議をやって

「今日は特に会議で話す議題はないけれど、一応毎週この曜日に会議をするのが通例だから会議をしておこう」

というのは無駄な会議の始まりです。惰性により開いている会議には何の意味もありません。

 

特に議題がないのであれば会議自体を開催する意味もありません。

 

会議の進め方を考える前に、まずは会議そのものの頻度を見直すのが大切です。

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事前に会議内容を全員でシェア

 

効率的な会議の進め方として大切なのは

会議が始まる前の準備段階です。

 

会議に参加する人が会議に参加する前に「今回の会議では何を議題に話すのか」ということを把握しておけるように

クラウド上で会議の進行をシェアしておくと良いでしょう。

 

特にそういったプラットフォームがないのであれば、グーグルのスプレッドシートで十分だと思います。

 

会議の議題を箇条書きで共有するだけでも

会議の冒頭に「今日はこれについて話していきたいと思います」という概要を説明する時間を省略することができます。

概要を話す時間なんて何の生産性もありませんし、理解に時間がかかる人とかからない人もいます。理解に時間がかかる人は予め会議の概要をクラウド上で見ておいた方が効率的になるはずです。

すでに会議の議題をシェアしているのであれば

前提を話す必要がなくなりますから、より効率的な会議の進め方ができるでしょう。

 

また、その際議題の着地点も一緒に共有しておくと良いと思います。

 

例えば

新規プロジェクトの予算」という会議の議題なのであれば

着地点は「予算を決め、予算案を誰々に作成してもらう」というような具体的なものです。

 

そこまで書いておくと、実際にどこまで動けばその会議の議題がゴールできるのか、ということに共通認識をもつことができます。

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参加者はなるべく少なく

 

会議に参加する人数はなるべく少人数になるように考えましょう。

 

その会議の議題を決めるのに必要な人のみを会議に招集するようにしてみてください。

 

その会議に必要でない人がいると

無駄に人数が増えて、コントロールしにくくなりますし、

だれている人がいることによって会議の雰囲気も緩い雰囲気が漂ってしまいますから、悪影響です。

大人数の方が会議をしている雰囲気はでますが、結果はでません。

その議題を決めるのに必要のない人がいることによって、その人の時間もまた無駄に消費されてしまいます。

 

会議は少ない人数であれば少ない人数であるだけ、効率的な進め方をすることができるのです。

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リアルタイムで議事録共有

 

会議の議事録はできる限りリアルタイムでシェアしていくようにしましょう。

 

クラウド上でシェアしている会議の議題の横に、会議の結果を記入すると良いと思います。

 

会議が終わってから議事録をまとめる、という場合が多いですが

会議にかける時間はなるべく会議の中だけで完結できるようにします。会議の中で全て完結させておけば、無駄な時間を削ることができるのです。

 

なので会議中もスマホやパソコンの使用をOKにしましょう。パソコンが使えない会議なんて論外。

目と目を合わせて会議をするのは当然だろ?」というのは前の時代の考え方です。非効率的ですからやめましょう。

紙媒体で管理すると、スピードも落ちますし、

それを今度は印刷して配らなくてはいけなくなります。

 

紙も無駄遣いになりますし、

その紙を管理するにも場所をとることになります。

 

週に一回議事録が溜まっていけば、年間でかなりの分厚さになりますからね。

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遅刻者は待たない

 

効率的な会議の進め方で大切なのは遅刻者を待たない、ということです。

 

時間通りにきちんと始めるようにしましょう。

 

その議題を決めるのに重要な人が揃っていない場合は

議題の順番を変えるなどして、無駄な待ち時間が出ないようにしましょう。

 

会議の時間も、時間通り終えるのではなく、

予定時刻より早めに終わるのが理想です。時間通りに終えた時はむしろ失敗。会議の時間は短ければ短いほど成功。出来る限り短時間で終わらせましょう。

 

なるべく時間を意識した会議の進め方をしていきましょう。

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決められないことは後回し

 

いざ会議をしてみたら、思ったよりも資料がたりなかったり、

その場に居合わせなかった人では決められないことが出てきてしまったり、ということは必ずあると思うんですね。

 

そういった「今日この場で決められないこと」が出てきてしまった場合は

速やかにその話題はクロージングするようにしましょう。

 

今ここで決まらないことを論じ続けても意味がないですから、

思い切ってそれは後回しにしてしまうことが大切です。

 

今回は効率的な会議の進め方について書いてみました。

 

無駄な時間をなるべく削って、仕事の時間を効率的に短縮していきましょう。

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では今日はこのあたりで。

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佐藤まんぼう
佐藤まんぼう
職業:稼ぐニート(♀)。ごく小さなストレスでも与えてはいけない。ストレスに弱すぎて会社もバイトも辞めて稼げるニートになりました。